Un client vous rend du matériel abîmé. Vous n'avez pas de bon de départ signé. Il conteste l'état à la prise en charge. Vous n'avez rien à lui opposer.
Le bon de départ n'est pas un détail administratif. C'est votre protection contractuelle sur chaque sortie de matériel.
Ce que doit contenir un bon de départ
Un bon de départ utile liste article par article :
- Le nom et la référence de chaque article
- Le numéro de série si l'article en a un
- L'état constaté à la sortie (bon état, rayure, casse partielle)
- Les dates de départ et de retour prévues
- La signature du client ou du technicien qui prend en charge
Un bon de départ sans numéro de série ne prouve pas quel objet physique est parti. Si vous avez 6 projecteurs identiques et que l'un revient cassé, vous ne pouvez pas prouver lequel vous avez confié.
Le problème du bon de départ fait à la main
La plupart des sociétés de location créent leurs bons de départ sur Word ou Excel. Résultat : 20 à 30 minutes par événement pour recopier les articles, les quantités et les états. Des erreurs de copie. Des bons perdus entre le bureau et le terrain.
Quand vous avez 4 événements par semaine, ça représente 2 heures de travail manuel sur une tâche qui ne crée aucune valeur.
L'automatisation en pratique
Avec StockPilote, le bon de départ est généré depuis la fiche événement. Vous sélectionnez les articles attribués, vous renseignez l'état de chacun, vous cliquez sur "Générer". Le document est prêt à imprimer ou à envoyer par email en moins de deux minutes.
L'état saisi au départ reste dans le système. Au retour, vous comparez avec l'état constaté. Si quelque chose a été endommagé, vous avez une trace horodatée et signée.
Ce que ça change sur les litiges
Les litiges sur l'état du matériel sont fréquents en location événementielle. Un bon de départ signé coupe court à la grande majorité d'entre eux dès la première conversation. Le client a signé pour l'état à la sortie. Il ne peut pas prétendre que la rayure était là avant.
Sans bon de départ, vous portez la charge de la preuve. Avec, c'est lui qui doit prouver que vous aviez tort.