Un prestataire audiovisuel ne loue pas "du matériel". Il loue un système : une console, des câbles DMX spécifiques, des pieds, des gels colorés, parfois un technicien avec. La gestion de parc d'une société son et lumière est plus complexe qu'un simple inventaire.
Les spécificités de la location audiovisuelle
Quatre contraintes distinguent les prestataires audiovisuels des autres secteurs :
- Les accessoires liés. Une console de mixage ne part jamais seule. Elle part avec ses câbles, son flight-case, parfois son alimentation de secours. Si un câble manque, le système ne fonctionne pas.
- Les variantes techniques. Vous avez 8 projecteurs LED, mais 3 modèles différents avec des angles d'ouverture distincts. Le client qui demande "des projecteurs pour éclairer une scène de 12 mètres" a besoin du bon angle.
- Le montage par projet. Chaque événement est différent. Le kit d'un concert de 500 personnes n'est pas le kit d'un cocktail d'entreprise. Vous assemblez les lots à la main pour chaque devis.
- La maintenance régulière. Les ampoules s'usent. Les câbles se détériorent. Certains équipements passent en révision tous les 6 mois. Si votre logiciel ne gère pas l'état de maintenance article par article, vous découvrez les problèmes en chargeant le camion.
Ce qu'un logiciel de parc adapté règle
StockPilote permet de créer des kits préconfigurés pour les assemblages courants : kit concert 300 personnes, kit cocktail corporate, kit conférence 50 places. Vous réservez le lot entier en un clic, avec vérification automatique de la disponibilité de chaque composant.
Les articles en maintenance sont signalés et exclus des disponibilités. Un projecteur avec une ampoule défectueuse ne peut pas être attribué tant que son statut est "en maintenance".
Le suivi des câblages et accessoires
Câbles XLR, câbles DMX, adaptateurs, flight-cases : ce petit matériel disparaît et coûte cher à remplacer. StockPilote suit les accessoires au même titre que les équipements principaux. Chaque câble sort avec son événement et rentre avec lui.
Calendrier de disponibilité par projet
Quand un client vous demande si vous pouvez couvrir un festival le dernier week-end de juin, vous ouvrez le calendrier de disponibilité. Vous voyez quels systèmes sont libres ce week-end et si vous pouvez répondre oui en moins d'une minute.
Sans outil centralisé, cette vérification prend un appel à chaque technicien et 20 minutes de recoupement.