Vous avez 12 projecteurs du même modèle. Un revient avec une lentille fissurée. Lequel ? Vous l'aviez confié à quel client ? C'était lors de quel événement ?
Sans numéros de série, ces questions n'ont pas de réponse. Avec, chacune prend 10 secondes.
La limite de la gestion par catégorie
Gérer votre parc par catégorie ("12 projecteurs disponibles") fonctionne pour les réservations. Ça ne fonctionne pas pour la traçabilité.
Vous savez que 3 projecteurs sont "en location". Vous ne savez pas lesquels. Vous ne savez pas depuis quand. Vous ne savez pas s'il y en a un en maintenance que quelqu'un a quand même attribué par erreur.
Ce que change la gestion par numéros de série
Chaque article a une fiche propre avec son historique complet :
- Les événements auxquels il a participé
- Les clients qui l'ont eu en main
- Les incidents signalés (choc, panne, réparation)
- Son état actuel et sa localisation
Quand un client conteste un dommage, vous ouvrez la fiche de l'article. Vous voyez l'état lors de la dernière sortie, le bon de départ signé et l'historique des incidents. La conversation dure 2 minutes.
Pour quel parc c'est pertinent
La gestion par numéros de série est utile pour le matériel :
- De valeur unitaire élevée (caméras, projecteurs, instruments)
- Soumis à des contrôles techniques (nacelles, échafaudages, matériel électrique)
- Fréquemment endommagé ou sujet à litiges
- Comportant des variantes importantes à l'intérieur d'une même catégorie
Pour des consommables ou du petit matériel à faible valeur, la gestion par quantité reste suffisante. Les deux modes coexistent dans StockPilote selon les articles.
La saisie initiale
Saisir les numéros de série prend du temps au démarrage. Sur un parc de 200 articles numérotés, comptez une journée de saisie. Ce temps est récupéré dès le premier litige évité et dès la première heure de recherche "où est passé l'objectif 85mm ?" éliminée.